Diarium och arkiv

Register över allmänna handlingar

Ystads kommun är som andra myndigheter skyldig att föra register över de allmänna handlingar som finns förvarade hos kommunen.

Det vanligaste sättet att registrera handlingar är genom diarieföring. Ordet diarium betyder dagbok och diarieföring innebär alltså att man för dagbok över vilka handlingar en myndighet tar emot, svarar på eller fattar beslut i. I diariet finner du det mesta av den officiella kommunikationen som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter.

Alla brev, skrivelser, beslut och även e-posten som kommer eller lämnar en kommun är i regel offentliga och får, med vissa undantag, läsas av alla enligt Tryckfrihetsförordningen.

Vissa allmänna handlingar kan vara sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som kan vara hemliga och i vilken verksamhet. Kommunen avgör, med stöd av lagen, vilka uppgifter som omfattas av sekretess i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna. Alla allmänna handlingar som inte innehåller hemliga uppgifter är offentliga vilket innebär att du har rätt att läsa dem.

All post till kommunen öppnas dagligen av våra registratorer. Varje nämnd har ett eget diarium över sina handlingar.

Diarier finns för:

  • Kommunstyrelsen
  • Samhällsbyggnadsnämnden
  • Myndighetsnämnden
  • Socialnämnden
  • Barn- och utbildningsnämnden
  • Gymnasienämnden
  • Kulturnämnden

Vill du veta mer om ett ärende eller ta del av allmänna handlingar kan du kontakta registratorn via kommunens växel 0411-57 70 00 eller skicka e-post till kommunen@ystad.se.

Skydd av handlingar - sekretess

Det finns handlingar som av olika skäl inte kan lämnas ut enligt Offentlighets- och sekretesslagen.

Det gäller bl.a. handlingar som rör socialtjänst och hälso- och sjukvård. Även läkarintyg som lämnas in i samband med t.ex. ansökan om parkeringstillstånd skyddas av sekretess.

När kommunen gör en upphandling av varor eller tjänster skyddas handlingarna också av sekretess.

Internt arbetsmaterial får bara läsas av anställda. De är inte allmänna handlingar och därför har du inte rätt att läsa dem.