Politiker i nämnd

Du får kallelsen och sammanträdeshandlingarna till appen Netpublicator som finns
nerladdat på läsplattan som du lånat av Ystads kommun.
Kallelsen innehåller föredragningslistan (dagordningen) och skickas ut i god tid före
sammanträdet. I kallelsen framgår:

• tid för sammanträdet
• plats för sammanträdet
• vilka ärenden som ska behandlas

Handlingar skickas ut samtidigt som kallelsen.

Kallelser och offentliga sammanträdeshandlingar görs också tillgängliga via Ystads
kommuns webbplats. Handlingar som omfattas av sekretess publiceras inte.

I undantagsfall kan kompletterande handlingar behöva skickas ut efter kallelsen. Det bör
då tydligt framgå att det rör sig om extra utskick.

Frånvaro och ersättare

För en frånvarande ledamot tjänstgör i första hand en ersättare från samma parti.

Nämndens ansvar och befogenheter

Nämnden får fatta beslut i de frågor som står i nämndens reglemente.

Nämnden får fatta beslut i de frågor som står i nämndens reglemente.
Nämnden får inte fatta beslut i:

• frågor som kommunfullmäktige har ansvar för,
• frågor som ligger på annan nämnd eller bolagsstyrelse, om inte
  kommunfullmäktige uttryckligen har delegerat beslutanderätten i det enskilda
  fallet.
  

En nämnd får inte heller besluta i ärenden som enligt kommunallagen 5 kapitlet 1
paragraf ska avgöras av kommunfullmäktige, det vill säga:

• ärenden av principiell beskaffenhet
  
• ärenden som annars är av större vikt för kommunen

Ledamöter och tjänstgörande ersättare förväntas:

• delta aktivt i överläggningarna
• vara med och fatta beslut

Beslut fattas normalt med acklamation:

1. Ordföranden redovisar de förslag (yrkanden) som lagts i ärendet.
2. Ordföranden frågar om nämnden beslutar enligt ett visst förslag.
3. Ledamöter och tjänstgörande ersättare ropar ”ja” för det förslag de stödjer, och
   är annars tysta.
   
4. När alla förslag prövats meddelar ordföranden vilket förslag som har bifallits.

Om någon vill tydliggöra vilket förslag som har stöd av flest kan votering begäras. Det ska
ske innan ordföranden slår klubban i bordet. Då görs ett upprop där varje ledamot röstar
”ja”, ”nej” eller "avstå".

Rösträtt, avstående och reservation

• Den som deltar i beslutet kan reservera sig mot beslutet.

Om en ledamot vill motivera sin reservation:

• ska motiveringen lämnas skriftligt
• ska den lämnas till sekreteraren senast vid den tidpunkt som har
  bestämts för justering av protokollet
• vid omedelbar justering gäller motsvarande, men med kortare tidsfrist

Reservationen antecknas i protokollet. Det är den anteckningen som har juridisk
betydelse.

En ledamot kan avstå från att rösta, men inte i ärenden som gäller myndighetsutövning
mot enskild – då råder röstplikt.

Protokoll och beslutsredovisning

Ordföranden ansvarar för att protokoll förs vid sammanträdet och att det görs på ett
korrekt sätt. Nämndsekreteraren bistår och skriver protokollet.

I protokollet ska bland annat framgå:

• vilka ärenden som behandlats
  
• vilka beslut som fattats
  
• vilka förslag och yrkanden som lagts
  
• vilka beslut som stannar i nämnden och vilka som ska skickas vidare till annan
  instans
  
• vilka reservationer som anmälts

Även delegationsbeslut ska redovisas, antingen i protokollet eller enligt den ordning
nämnden har beslutat.

Protokollet justeras av:

• ordföranden, och
  
• den ledamot som nämnden utser vid sammanträdet

Ledamotsinitiativ – väcka ärenden i nämnden

Varje ledamot som deltar vid sammanträdet har rätt att väcka ärende i nämnden. Det
kan göras:

• enskilt, eller
  
• tillsammans med andra ledamöter

Det finns inget formellt beredningstvång i nämnd, vilket innebär att:

• ett ärende som väcks vid ett sammanträde i vissa fall kan avgöras vid samma
  sammanträde

Nämnden behöver ändå säkerställa att underlaget räcker för att fatta ett rättssäkert
beslut.

Närvarorätt vid nämndens sammanträden

Utgångspunkten är att:

• nämndernas sammanträden inte är offentliga
  
• endast de förtroendevalda som ingår i nämnden har rätt att närvara

Nämnden får dock besluta om närvarorätt för vissa personer, till exempel:

• förvaltningschef
  
• särskilt sakkunniga

Dessa personer deltar då inte i beslutet, utan enbart för att ge information.

Närvarorätt gäller inte:

• ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild
• ärenden där sekretess gäller, till exempel inom socialtjänsten

Nämndens verksamhetsansvar

Med uppdraget följer ansvar, både för nämnden som helhet och för varje enskild
ledamot.

Detta kallas nämndens verksamhetsansvar. Nämnden har också
ett arbetsgivaransvar för de anställda i sin förvaltning.

Din nämnds ansvar regleras i:

• kommunallagen
• nämndens reglemente
• eventuell speciallagstiftning för verksamhetsområdet (till exempel
  socialtjänstlag, skollag)

Kommunfullmäktige ger nämnden uppdrag att:

• genomföra verksamhet enligt fullmäktiges mål och beslut
• arbeta inom givna ekonomiska och organisatoriska ramar

Nämnden ska också följa de styrande dokument som kommunfullmäktige eller
kommunstyrelsen beslutat om, till exempel:

• dokument som riktar sig särskilt till din nämnd
• dokument som gäller alla nämnder och bolagsstyrelser

Nämnden kan dessutom besluta om egna styrande dokument för att styra den egna
förvaltningen.

Varje nämnd ska:

• genomföra det uppdrag kommunfullmäktige definierat i reglementet eller i andra
  fullmäktigebeslut riktat till nämnden
  
• ansvara för den löpande verksamheten inom nämnden
  
• se till att verksamhet bedrivs enligt lagar och annan författning som gäller för
  verksamheten
  
• fatta beslut inom ramen för sitt uppdrag och besluta i de ärenden
  kommunfullmäktige överlåtit till nämnden
  
• se till att det finns en god intern kontroll och att verksamheten i övrigt bedrivs på
  ett tillfredsställande sätt
  
• redovisa och/eller återrapportera uppdrag till fullmäktige
  
• bereda ärenden till kommunfullmäktige

Egen regi eller externa utförare

Nämnden har samma verksamhetsansvar oavsett hur verksamheten utförs, till exempel:

• om verksamheten drivs i egen regi (i nämndens egen förvaltning)
• om uppgiften har beställts av en extern utförare, till exempel genom upphandling
  eller avtal

Ansvar kan inte lämnas över, även om utförandet kan göra det.

Budget

Nämnden har en central uppgift att verkställa kommunfullmäktiges budget inom sitt
ansvarsområde.

Det innebär att:

• kommunfullmäktiges budget är överordnad andra styrande dokument
  
• nämndens egna styrande dokument måste följa budgeten och övriga beslut från
  kommunfullmäktige

Som ledamot behöver du känna till vilka sådana dokument som gäller för din nämnd.

Nämndens arbetsgivaransvar

Som förtroendevald – i kommunfullmäktige, nämnd eller bolagsstyrelse – har du det
yttersta ansvaret för hur kommunen agerar som arbetsgivare.

Det innebär att du behöver:

• förstå vad arbetsgivaransvaret innebär
• känna till vilka skyldigheter och möjligheter du har som förtroendevald
• vara med och forma en arbetsgivarpolitik som stödjer både en väl fungerande
  verksamhet och en attraktiv arbetsplats

I uppdraget ingår bland annat ansvar för:

• arbetsmiljö
• jämställdhet
• kompetensförsörjning
• lönepolitik
• mångfald
• samverkan

• Läs mer om ditt arbetsgivaransvar som förtroendevald i vårt Kapitel om arbetsgivaransvar

Nämndens arbetsmiljöansvar

Nämnderna har ett tydligt ansvar för arbetsmiljön i Ystads kommun.
Arbetsmiljöansvaret regleras i:

• arbetsmiljölagen
• arbetsmiljöverkets föreskrifter

Arbetsgivaren är skyldig att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet.
Arbetsmiljöverket har tillsyn och kontrollerar att reglerna följs.

Nämndens uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet är:

• På uppdrag av fullmäktige se till att verksamheten drivs i enlighet med
  arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön.
• Verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål
  tas fram.
• Se till att fördela uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet till
  förvaltningschefen.
• Se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och
  kompetens för att kunna bedriva arbetsmiljöarbetet.
• Ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen så att
  det systematiska arbetsmiljöarbetet kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att
  tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med.
• Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid planerade förändringar
  innan dessa genomförs.
• Se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta med
  arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget.
• Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp minst 1 ggr/år och
  fungerar både på förvaltningsnivå och ute på enheterna.

Om arbetsgivaren inte lever upp till sitt arbetsmiljöansvar kan Arbetsmiljöverket besluta
om föreläggande eller förbud, med eller utan vite, mot arbetsgivaren. Ett beslut utan vite
kan leda till straff, böter eller fängelse. Både tjänstepersoner och förtroendevalda kan
drabbas av straff.

Kollektivt och enskilt ansvar

Ansvaret i nämnden är i grunden gemensamt genom att ledamöterna ansvarar
tillsammans för verksamheten. Som ledamot i en nämnd har du ett aktivitetskrav.

Kollektivt ansvar i nämnden

Nämnden har ett gemensamt (kollektivt) ansvar.

Det betyder att:

• alla ledamöter tillsammans ansvarar för nämndens verksamhet
• brister i verksamheten normalt ses som ett resultat av flera beslut – eller
  avsaknad av beslut – från nämnden som helhet

Kommunfullmäktige prövar varje år hur nämnden har tagit sitt ansvar, bland annat
genom ansvarsprövningen.

Ledamotens personliga ansvar

Som ledamot i en nämnd har du ett aktivitetskrav. Det innebär att du ska:

• delta aktivt i nämndens arbete
• följa lagar, mål, beslut och styrande dokument som gäller för nämnden
• hålla dig inom uppdragets ramar och inte agera utanför nämndens befogenheter
• sätta dig in i uppdraget, verksamheten och dess förutsättningar
• läsa in ärenden i förväg och vara förberedd inför sammanträden
• delta i beslutsfattandet

Om du anser att underlaget i ett ärende inte räcker för att fatta ett välgrundat beslut ska
du:

• begära bättre beredning, till exempel genom att yrka återremiss
  

Du har rätt att:

• ställa krav på information och återrapportering från verksamheten
• ställa krav på hur informationen ska presenteras för att vara begriplig och
  användbar

Du kan:

• lägga fram egna förslag (yrkanden)
  
• reservera dig mot beslut du inte står bakom
• reservera dig till förmån för ett eget förslag som inte blev nämndens beslut
  

Myndighetsansvar och röstplikt

Vissa nämnder har myndighetsansvar, till exempel när de:

• beslutar om familjehemsplacering
• prövar bygglov
• utövar miljötillsyn

Om du är ledamot i en nämnd med myndighetsansvar och deltar i handläggningen av ett
ärende som gäller myndighetsutövning mot en enskild, gäller:

• du är skyldig att delta i beslutet – du kan alltså inte avstå från att rösta
• du är däremot inte skyldig att rösta för mer än ett förslag

Jäv – ditt ansvar att vara opartisk

Som ledamot måste du alltid vara uppmärksam på jäv – alltså situationer där din
opartiskhet kan ifrågasättas. En ledamot i nämnden får inte delta i handläggningen av ett ärende om

Parts-, intresse- och närståendejäv:
Den förtroendevalde eller anställde anses vara jävig om han eller hon eller någon närstående är part i ärendet eller annars kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning.

Ställföreträdar- och ombudsjäv
Ställföreträdar- och ombudsjäv täcker alla de situationer där den förtroendevalde eller anställde, eller någon närstående till honom eller henne, är eller har varit ställföreträdare eller ombud för en part i ärendet eller för någon annan som kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning.

Tillsynsjäv
Om ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som ledamoten själv är knuten till.

Delikatessjäv
Den största skillnaden är att nämndsjävet är mer strikt i sin natur och mer generellt än
fullmäktigejävet. .Det blir konkret i delikatessjävet som du endast hittar i nämndsjävet.
Syftet med delikatessjävet är att opartiskheten kan ifrågasättas på annan grund än dem
som angetts ovanför. På så sätt kan du betrakta delikatessjävet som en generalklausul
(en allmänt hållen lagregel) som täcker jävssituationer som de andra jävsgrunderna inte
tar i hänsyn till.

Exempel på delikatessjäv:

• Handläggare eller förtroendevald är i ett beroendeförhållande till någon som
  direkt berörs av beslutet – ett konkret exempel är anställningskontrakt.
• Ett starkt ideellt engagemang som innebär att ärendet inte avgörs på objektiva
  grunder.
• Tydliga fall av vänskap eller ovänskap som innebär att ärendet inte avgörs på
  objektiva grunder.

Den som är jävig får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning av ett ärende innefattar beredning, föredragning, överläggning och beslut.

När jäv uppstår, meddelar du ordförande vid uppropet att du anmäler jäv så att en ersättare kan kallas in för dig i samband med nämndens hantering av det aktuella ärendet.

Du ansvarar själv för att:

• uppmärksamma om du kan vara jävig
• anmäla jäv när ärendet tas upp
• inte delta i handläggningen (varken i diskussion eller beslut) om du är jävig

Att hantera jäv korrekt är viktigt för:

• nämndens legitimitet
• allmänhetens förtroende för nämnden och kommunen

Jävsreglerna gäller var och en – varje enskild tjänsteperson och förtroendevald – inte
nämnden som grupp.

Nämndens och ledamöternas ansvar vid revision

Inom nämndens verksamhetsansvar finns tre huvudsakliga ansvarsformer:

• revisionsansvar
• straffansvar
• skadeståndsansvar

Revisionsansvaret handlar om hur nämnden sköter sitt uppdrag enligt lag, reglemente
och andra beslut.

Revisionsansvar och ansvarsfrihet

Varje år prövar kommunfullmäktige hur nämnder och styrelser har tagit sitt ansvar.

• Kommunens revisorer granskar verksamheten.
• Utifrån revisorernas granskning beslutar kommunfullmäktige om nämnden ska
  beviljas ansvarsfrihet eller inte.
• Kommunfullmäktige kan också rikta en anmärkning mot nämnden.

Om kommunfullmäktige inte beviljar ansvarsfrihet kan fullmäktige:

• entlediga (entlediga = entlediga från uppdraget) hela nämnden eller enskilda
  ledamöter
• rikta krav på skadestånd om kommunen har lidit ekonomisk skada

Frågor om skadestånd prövas i domstol.

Kollektivt och individuellt ansvar

Ansvaret i nämnden är i grunden kollektivt – nämnden ansvarar gemensamt för sina
beslut.

I vissa fall kan revisorerna och kommunfullmäktige ändå pröva individuellt ansvar, till
exempel om en ledamot:

• agerat på ett uppenbart felaktigt sätt
• handlat utan behörighet
• gått emot fattade beslut eller tydliga direktiv
• medvetet låtit bli att agera, trots att det funnits skäl att ta initiativ

I sådana fall kan kommunfullmäktige:

• entlediga enskilda ledamöter
• rikta skadeståndsanspråk mot en eller flera personer vid ekonomisk skada

Även här prövas ett eventuellt skadeståndsansvar i domstol.

Straffansvar

Som ledamot har man också straffansvar som individ. Det gäller om man begår brott, till
exempel:

• fel eller försummelse i myndighetsutövning
• mutbrott
• brott mot tystnadsplikt

Straffansvaret innebär att den enskilde själv får bära påföljderna, till exempel böter eller
fängelse.

Straffansvar prövas alltid i domstol.

Kommunstyrelsens

Styrelsens uppdrag

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska organ. Den har ett samlat ansvar för:

• kommunens verksamheter
• kommunens utveckling
• kommunens ekonomiska ställning

Ledning och samordning

Styrelsen ska:

• leda och samordna kommunens verksamhet
• ha uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders verksamhet
• ha uppsikt över verksamhet i kommunala företag, stiftelser och
  kommunalförbund

Styrning och styrdokument

Styrelsen ska:

• utöva en samordnad styrning av kommunens verksamhet
• leda arbetet med att ta fram kommunens styrdokument, till exempel mål, planer
  och riktlinjer

Uppföljning och återrapportering

Styrelsen ska:

• följa frågor som påverkar kommunens utveckling och ekonomi
• tillsammans med nämnderna följa upp de mål som kommunfullmäktige har
  beslutat om
• fortlöpande återrapportera uppföljningen till kommunfullmäktige

Samverkan med andra kommuner

Styrelsen ska skapa förutsättningar för samverkan:

• inom hela Ystads kommun
• med de kommuner som ingår i Sydöstra Skånes Samarbetskommitté (SÖSK)

Det gäller de frågor som SÖSK bedömer som relevanta för samarbetet.

Kommunstyrelsen har uppsiktsplikten, men i övrigt ska respektive nämnd hantera de
sakfrågor som de äger via reglemente.

Kommunledningsförvaltningen är kommunstyrelsens förvaltning. På uppdrag av
kommunstyrelsen leder, samordnar och följer förvaltningen upp verksamheterna i
Ystads kommun.

Kommunstyrelsens arbetsutskott

Kommunstyrelsens arbetsutskott är ett av kommunstyrelsens beredande organ.
Arbetsutskottet kan fatta beslut i ärenden som kommunstyrelsen har delegerat till
utskottet.

Delegation

En nämnd får uppdra åt annan att besluta på nämndens vägnar i vissa ärenden eller i
grupper av ärenden.

Ett sådant uppdrag kan lämnas till:

• presidiet
  
• ett utskott
  
• en ledamot eller ersättare
  
• en anställd

När en nämnd delegerar beslutanderätt till en anställd eller grupp av anställda så
innebär det att nämnden lämnar över uppgiften att fatta beslut. Ansvaret för ett
delegationsbeslut stannar dock kvar hos nämnden.

Rätten att fatta beslut på delegation ska regleras i en delegationsordning. Vilka beslut
som nämnden har delegerat och till vem ska framgå av nämndernas delegationsordning.

Ett beslut som tas på delegation ska dokumenteras skriftligt och återrapporteras till
nämnden.

Om en nämnd har utskott ska dess beslutanderätt framgå av nämndens
delegationsordning.

Intern kontroll

Enligt kommunallagen ska nämnderna var och en inom sitt område se till att
verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt
samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten.

De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig för att förebygga fel och
oegentligheter i verksamheten, och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt
tillfredsställande sätt.

En tydlig och fungerande intern kontroll gör att kommunen kan:

• nå sina mål
• lita på den information som lämnas om verksamhet och ekonomi
• säkerställa att lagar, regler och beslut följs

Med intern kontroll menas att:

• ha ordning och reda i arbetet
• det finns rutiner som gör att uppgifter blir utförda
• arbetet sker på ett säkert, effektivt och korrekt sätt

En genomtänkt intern kontroll är en viktig del av styrning och uppföljning.
Den bidrar till:

• en effektiv och trygg verksamhet
• god ekonomisk hushållning.

Nämnder ska ta fram en internkontrollplan i samband med den årliga
verksamhetsplaneringen och ska föregås av en dokumenterad risk-och
väsentlighetsanalys. Utifrån den samlade riskbilden ska en intern kontrollplan
upprättas. Den ska innehålla de områden/processer som särskilt ska granskas under
kommande verksamhetsår för att bekräfta att redan införda åtgärder har fått avsedd
effekt.

Internkontrollplanen ska, förutom själva risken, innehålla:

• rutin och system som avses
• riskvärde
• tydliga kontrollmoment
• kontrollansvarig
• uppföljningsmetod
• till vem rapporteringen ska göras

Det är viktigt att du i ditt förtroendeuppdrag och i nämndens relation till sin förvaltning
ägnar uppmärksamhet åt de interna styr och kontrollfrågorna och försäkrar dig om att
det fungerar som det är tänkt. Det handlar om ett samspel och en tillit mellan nämnd
och förvaltningen.

• Ystad kommun har tagit fram ett reglemente för Intern kontroll som hittas under Kommunal författningssamling

• SKR har skrivit om att Styra och leda