Sammanträdesteknik

Presidie-/ordförandeberedning kan hållas inför sammanträden. Den genomförs
tillsammans med presidiet/ordförande och berörda tjänstepersoner för att gå igenom de
ärenden som har anmälts till sammanträdet.

Utifrån presidiemötet kan det bli aktuellt att:

• justera eller komplettera föredragningslistan
• avgöra vilka ärenden som ska tas upp vid sammanträdet
• bedöma behov av ytterligare beredning eller underlag

Beroende på nämndens arbetsformer kan även nämndsekreterare eller annan
tjänsteperson delta vid presidiemötet. Om presidie-/ordförandeberedning hålls och vilka
som deltar varierar mellan nämnderna.

Kallelse och föredragningslista

Kallelse och föredragningslista distribueras elektroniskt till förtroendevaldas läsplattor.
Ledamöter ska få kallelsen i god tid före sammanträdet, tidsfrister framgår av
fullmäktiges arbetsordning samt nämndsreglementet

Kallelse

Kallelsen ska ange:

• tid och plats för sammanträdet
• vilka som är kallade
• vilka ärenden som ska behandlas (föredragningslista/dagordning)

En kallelse innebär att den kallade förväntas närvara. Om ledamot eller ersättare inte
kan delta ska frånvaro anmälas så snart som möjligt.

Föredragningslista (dagordning)

Föredragningslistan är en sammanställning av de ärenden som ska behandlas vid
sammanträdet.

Av listan ska det framgå:

• vilka ärenden som är beslutsärenden
• i vilken ordning ärendena ska behandlas

Föredragningslistan tas fram utifrån anmälda ärenden och fastställs formellt det har
tagits beslut i punkten ”ändring i föredragningslista”.

Olika typer av ärenden på föredragningslistan

Formalia
Formalia inför och under sammanträdet. Hit hör till exempel:

• upprop
• val av justerare
• fastställande av föredragningslista/dagordning
• anmälan av jäv
• anmälan av övriga frågor
• ordningsfrågor

Information
Informationsärenden är inte beslutsärenden och samlas ofta under en särskild punkt. Det kan röra:

• Information från kommundirektör

Bordlagda ärenden
Bordlagda ärenden är sådana som skjutits upp från ett tidigare sammanträde. De bör
behandlas tidigt under sammanträdet. Bordläggning innebär att ärendet vilar till nästa behandling och då tas upp i oförändrat skick, om inte annat beslutats.

Sekretessärenden
Sekretessärenden innehåller uppgifter som helt eller delvis omfattas av sekretess, till
exempel för att skydda:

• enskilda personer
• pågående upphandlingar
• affärs- eller driftsförhållanden
  

Endast de delar av handlingarna som inte omfattas av sekretess är offentliga. Beslutsunderlag till sekretessärenden distribueras enligt särskild ordning med strikt
begränsad behörighet.

Övriga ärenden (initiativrätt)
Ledamöter i nämnder och fullmäktige har rätt att väcka ärenden genom sin initiativrätt.
Grundregeln är att beslut inte fattas i dessa frågor vid samma sammanträde, utan att
ärendet bereds inför ett kommande sammanträde. Även om det inte finns ett formellt
beredningstvång är det oftast lämpligt att förslaget bereds. Ärenden som väcks under sammanträdet ska protokollföras.

Handlingar till sammanträdet

Handlingar till sammanträdet är de skriftliga underlag som ligger till grund för
behandling och beslut. Det kan till exempel vara:

• tjänsteskrivelser
• yttranden
• yrkanden
• utredningar och rapporter
• förslag till avtal eller styrdokument

Handlingar ska distribueras i god tid före sammanträdet så att ledamöter och ersättare
kan sätta sig in i ärendena. Handlingar som rör sekretessärenden hanteras enligt
särskilda rutiner.

Sammanträdeshandlingar som är offentliga kan tillgängliggöras via Ystads kommuns
webbplats, i enlighet med offentlighetsprincipen. Handlingar som omfattas helt eller
delvis av sekretess publiceras inte.

Kompletterande handlingar kan behöva skickas ut efter kallelsen, men detta bör
begränsas till undantagsfall.

Yrkanden och skriftliga yttranden kan också lämnas i anslutning till eller under
sammanträdet. Eventuella tidsfrister framgår av reglemente eller arbetsordning.

Beslutsunderlag – tjänsteskrivelser
Inför sammanträdet tar berörd förvaltning fram beslutsunderlag, oftast i form av ett tjänsteskrivelser med förslag till beslut.

En tjänsteskrivelse ska:

• redovisa sakförhållanden
• beskriva bedömningar
• ange vilket beslutsförslag som lämnas

Beslutsunderlag är centrala dokument i den demokratiska beslutsprocessen och ska
uppfylla regeringsformens krav på saklighet och opartiskhet. De ska ge tillräcklig
information för att ledamöterna ska kunna:

• ta ställning i ärendet
  

Tjänsteskrivelser ska vara:

• tydliga och begripliga
• juridisk hållbara

Till en tjänsteskrivelse kan andra handlingar bifogas, till exempel:

• utredningar och rapporter
• kartor och kalkyler

Av en tjänsteskrivelse bör det tydligt framgå:

• hur ärendet har initierats
• om ärendet varit på remiss

Närvarorätt i kommunala nämnder och fullmäktige ger vissa personer, utöver ledamöter
och ersättare, rätt att delta i sammanträden med yttranderätt men utan beslutanderätt.
Nämnder får tillåta en förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden rätt
att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i
kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det,
får den som kallats delta i överläggningarna.
Du kan läsa i nämnders reglementen om vilka andra än nämndens ledamöter som har
eller kan ges närvarorätt och rätt att delta i överläggningarna vid sammanträdet.

Sammanträdets inledning

Upprop

Vid varje sammanträde ska det vara tydligt vilka ledamöter och ersättare som deltar.

• Ordförande och sekreterare ansvarar för att närvaron dokumenteras.
• Närvarolistan ligger till grund för både omröstningar och arvoden.
  

Om närvaron ändras under sammanträdet, till exempel när en ledamot lämnar eller en
ersättare tjänstgör, ska detta meddelas så att närvaron kan justeras.

Ersättare tjänstgör i den ordning som kommunfullmäktige i Ystads kommun har beslutat.
En ledamot kan endast ersättas av en ersättare från samma parti.

Val av justerare

Vid varje sammanträde ska protokollet justeras av särskilt utsedda justerare.

• I kommunfullmäktige föreslår styret och oppositionen en justerande ledamöter vardera. En ersättare föreslås från styret.
• I nämnder är det ordförande och en ledamot från oppositionen som väljs som
  justerare.
• Justerarna ska vara tillfrågade i förväg och känna till hur justeringen går till.
  I kommunstyrelsen justeras protokollet av ordförande och andre vice ordförande vid
  lämpligt tillfälle, under förutsättning att de är närvarande vid sammanträdet.
  

Fastställande av föredragningslista

En föredragningslista är alltid ett förslag som ordförande lämnar och ska därför
fastställas i samband med sammanträdets öppnande. Föredragningslistan kan även
benämnas dagordning.

Behandling av ärende

Behandlingen av ett ärende vid sammanträdet består i huvudsak av tre moment:

• föredragning
• debatt/överläggning
• beslut
  

Föredragning

Innan nämnden eller styrelsen går in i överläggning och beslut kan ordföranden
kortfattat:

• beskriva ärendet
• redogöra för hur ärendet har initierats och beretts

En tjänsteperson kan ibland presentera ärendet och besvara frågor. Tjänstepersonen
bidrar då med sakkompetens till de förtroendevalda.

Debatt/överläggning

När föredragningen är avslutad:

• redogör ordföranden för vilka förslag (yrkanden) som har lämnats
• lämnar därefter ordet fritt för överläggning

Ord ska begäras, till exempel genom handuppräckning. Ordföranden fördelar ordet och
meddelar när en ledamot får ordet. Ordföranden har ett särskilt ansvar för ordning och
god mötesteknik.

Ledamöter och ersättare ansvarar för att:

• hålla en saklig och respektfull ton
• inte avbryta andra talare
• hålla sig till ämnet
• uttrycka sig kortfattat och tydligt

Synpunkter i ärendet framförs i form av yttranden. I samband med yttrandet kan
ledamoten också ange sitt förslag till beslut (yrkande).

Yrkanden
Yrkanden är de förslag till beslut som ledamöter lägger i ett ärende.
Det finns två huvudtyper av yrkanden:

• formella yrkanden
• materiella yrkanden (sak- eller beslutsyrkanden)

Om det finns både formella och materiella yrkanden i ett ärende ska de formella
yrkandena normalt behandlas först.

Formella yrkanden
Formella yrkanden handlar om hur ärendet ska hanteras, inte om själva sakfrågan.

Exempel:

• Bordläggning
  • ärendet skjuts upp till ett senare sammanträde och tas då upp i princip i oförändrat skick.
  • används när det finns behov av mer tid för att överväga ärendet.

• Återremiss
  • ärendet skickas tillbaka till förvaltningen eller bolaget.
  • används när beslutsunderlaget bedöms som otillräckligt.
  • yrkandet ska motiveras och ange vad som behöver kompletteras eller utredas.

• Remiss
  • ärendet skickas till en annan nämnd eller styrelse för yttrande.
  • används när ett annat organ har sakkompetens eller är särskilt berört.

Bordläggning, återremiss och remiss används när beslut inte bör fattas direkt, till
exempel för att:

• förbättra beslutsunderlaget
• ge mer tid till överväganden

Syftet med dessa yrkanden är att skapa förutsättningar för väl underbyggda beslut.

Materiella yrkanden (sak- och beslutsyrkanden)
Materiella yrkanden handlar om vad nämnden eller styrelsen ska besluta i själva
sakfrågan.

Exempel:

• Bifall
  • ja till förvaltningens eller bolagets förslag (grundförslaget), eller
  • ja till annan ledamots eller parts förslag.
• Avslag
  • nej till förslaget.
• Ändringsyrkande
  • ja till förslaget med ändringar.
  • är alltid ett annat förslag än grundförslaget och ställs därför mot grundförslaget
    vid beslut.

• Tilläggsyrkande
  • ja till förslaget med tillägg.
  • beslut fattas först om huvudförslaget.
  • därefter fattas beslut om tilläggsyrkandet (bifall eller avslag).

Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande
ändras eller läggas till

Beslut

När inga fler önskar ordet avslutar ordföranden debatten/överläggningen och ställer
frågan om nämnden eller styrelsen är beredd att fatta beslut i ärendet.

När fullmäktige, nämnd eller styrelse ska fatta beslut:

1. redogör ordföranden för vilka yrkanden som har lagts
2. kontrollerar att yrkandena är korrekt uppfattade går vidare till beslut

Beslut fattas normalt genom acklamation, vilket innebär att ledamöterna svarar ”ja”
eller ”nej” på ordförandens förslag.

Som huvudregel deltar alla ledamöter i besluten. En ledamot som, där detta är möjligt,
avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden, innan
beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i
beslutet, om beslutet fattas med acklamation.

Vid ärenden som gäller myndighetsutövning mot enskild person finns röstplikt – då är
ledamoten skyldig att delta i beslutet. Ordföranden är skyldig att rösta när det krävs för
att ärendet ska kunna avgöras.

Efter omröstningen anger ordföranden vilket beslut som bedöms ha fattats. Om en
ledamot inte delar ordförandens uppfattning kan omröstning (votering) begäras. Det
räcker att en ledamot begär votering.

Propositionsordning (beslutsgång)

Om det efter överläggningen finns tre eller fler yrkanden i ett ärende ska ordföranden
klargöra:

• vilka förslag som ska ställas mot varandra
• i vilken ordning förslagen ska prövas (propositionsordning/beslutsgång)

Ordföranden ska:

• skilja mellan formella yrkanden (t.ex. återremiss, bordläggning) och materiella
  yrkanden (sak-/beslutsyrkanden)
• säkerställa att varje förslag kan besvaras med ”ja” eller ”nej”
• fråga om sammanträdet godkänner den föreslagna propositionsordningen

Formella yrkanden ska prövas först eftersom de kan innebära att ärendet inte avgörs vid
det aktuella sammanträdet.

Exempel på propositionsordning
Under debatten har följande yrkanden framförts:

• Ledamot A: bifall till förvaltningens eller bolagets förslag
• Ledamot B: bifall till eget motförslag
• Ledamot C: yrkande om återremiss

Eftersom återremiss är ett formellt yrkande ska ordföranden först ställa frågan om
ärendet ska återremitteras.

Om majoriteten svarar nej till återremiss går sammanträdet vidare och de materiella
yrkandena ställs mot varandra enligt beslutad propositionsordning.

Omröstning och reservation

Omröstning (votering)
Om det råder oklarhet om vilket beslut som fått majoritet, eller om en ledamot begär
det, ska omröstning genomföras. Hur omröstningen ska gå till framgår av
kommunallagen, nämndernas reglementen, arbetsordningar och bolagens
styrdokument.

Reservation
En ledamot som inte instämmer i ett beslut kan reservera sig mot beslutet. En
reservation innebär att ledamoten markerar avvikande mening och minskar sitt juridiska
ansvar för beslutet.

En reservation kan vara:

• omotiverad (blank) – endast en markering om avvikande mening
• motiverad – med en kort skriftlig motivering

Reservation får endast göras av den som har rätt att delta i beslutet i det aktuella
ärendet.

Generellt gäller att:

• en muntlig reservation anmäls i anslutning till beslutet
• en skriftlig reservation lämnas in inom den tid och på det sätt som respektive
  organ beslutat

Det är lämpligt att ordföranden informeras om avsikten att lämna en skriftlig reservation.
En reservation kan förberedas i förväg, till exempel vid ärenden där
meningsskiljaktigheter är kända.

Ordföranden ansvarar för att protokoll förs vid sammanträdet och att det görs på ett
korrekt sätt. Nämndssekreterare eller annan utsedd sekreterare:

• bistår ordföranden under sammanträdet
• upprättar efter sammanträdet ett förslag till protokoll

Enligt kommunallagen ska protokollet bland annat redovisa:

• vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort
• vilka ärenden som har handlagts
  

För varje ärende ska protokollet också visa:

• vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka
• i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut
• om omröstning (votering) har genomförts och resultatet av den
• vilket beslut som har fattats
• vilka ledamöter som har deltagit i beslutet
• hur ledamöter har röstat vid öppna omröstningar
• vilka reservationer som har anmälts
  

Justering av protokoll

När protokollet är färdigt granskas det av ordföranden och utsedd justerare.

Genom att skriva under protokollet intygar de att:

• protokollet stämmer överens med sammanträdet
• beslut och ärendehantering återges korrekt

Vid brådskande ärenden kan hela protokollet, eller enskilda paragrafer, justeras
omedelbart efter sammanträdet. Sekreteraren färdigställer då protokollet direkt, och
ordförande och justerare skriver under samma dag.

Justering i nämnd
I respektive nämnds reglemente i Ystads kommun anges:

• vem som justerar protokollet

Vanligtvis justeras protokollet av:

• ordföranden, och
• en av nämnden utsedd ledamot (justerare)

Så här justerar du protokoll

Att justera ett protokoll innebär att kontrollera att det stämmer överens med vad som
faktiskt beslutades vid sammanträdet. Protokollet justeras (undertecknas) av
ordföranden och minst en ytterligare ledamot (i kommunfullmäktige två ledamöter) som
utses vid sammanträdets början.

Justering ska ske vid den tid och på den plats som ordföranden bestämmer och
meddelar, dock senast fjorton dagar efter sammanträdesdagen.

När du har blivit utsedd att justera ett protokoll är det bra att känna till att uppdraget
består av två delar:

• Granska
• Signera

Mötets sekreterare skickar ut protokollet till de utsedda justerarna så snart som möjligt
efter sammanträdet. Den första delen av uppdraget är att du tar del av protokollet i
utkastform för att granska det. Om du upptäcker fel eller har synpunkter kontaktar du
mötets sekreterare. I detta skede kan du ännu inte signera protokollet.
När samtliga justerare har granskat protokollet och eventuella anmärkningar har
korrigerats får ni möjlighet att signera protokollet med ert mobila BankID.

Läs dokument

Du läser protokollet i Netpublicator. När det är redo för granskning läggs det i en särskild
mapp för genomläsning. Om du upptäcker fel eller har synpunkter på protokollet ska du kontakta mötets sekreterare innan du signerar, så att eventuella fel kan åtgärdas.

Signera

När du signerar protokollet triggas ett signeringsförfarande via Mobilt BankID.
Här kan du läsa mer om Mobilt BankID: https://support.bankid.com/sv

Netpublicator har en sida där man kan få råd i eventuella frågetecken:
https://www.netpublicator.com/help

Expediering av beslut

När protokollet är justerat ska besluten expedieras.

Att expediera ett beslut innebär att beslut och eventuella beslutsunderlag:

• skickas till berörda nämnder, bolagsstyrelser eller andra parter
• lämnas till ansvarig handläggare för verkställighet
• görs tillgängliga för de personer eller organisationer som berörs eller har väckt
  ärendet
  

Anslag av protokoll

Ett anslag är ett bevis på att ett sammanträdesprotokoll har justerats.
Snarast efter att protokollet har justerats ska detta tillkännages på Ystads kommuns
digitala anslagstavla på kommunens webbplats. Av tillkännagivandet ska framgå:

• vilken nämnd eller styrelse protokollet gäller
• vilken dag protokollet justerades
• vilken dag anslaget sattes upp

Anslaget ska sitta kvar under hela överklagandetiden.

Beslut som har justerats och anslagits kan överklagas under tre veckor från den dag då
anslaget sattes upp. Om beslutet inte överklagas under denna tid vinner det laga kraft.

Protokoll som är offentliga görs tillgängliga via Ystads kommuns webbplats. Handlingar
eller uppgifter som omfattas av sekretess publiceras inte.

Ystad kommuns anslagstavla