Hoppa till innehåll

Ystads styrmodell

I det här kapitlet får du en överblick över hur Ystads kommun styrs – från vision, övergripande mål och budget till olika typer av styrdokument som arbetsordning, reglementen och delegationsordningar. Du kan också läsa om roller och ansvar för politiker, tjänstepersoner och förvaltningschefer, liksom om verksamhetsbesök och hur ett gott samspel mellan politik och förvaltning ska fungera.

Ystads vision

Ystad är porten till framtiden och omvärlden. Här finns en god miljö för kreativa idéer
och företagen verkar såväl lokalt som globalt. Vi har en mångfald av fritid, kultur och
nyskapande aktiviteter. Här erbjuder vi attraktiva och havsnära boenden i allt från
medeltida stadskärnan till den öppna landsbygden. Ystad är den lilla staden med de
stora möjligheterna.

Ystads mål och budget

Ystads kommun styrs genom sju övergripande mål som gäller hela kommunkoncernen
under mandatperioden 2023–2026. Målen ska skapa en gemensam riktning och bygger
på hållbar utveckling – socialt, ekonomiskt och miljömässigt.
Målen är uppdelade i tre huvudområden:

  1. God och hållbar tillväxt
  2. Bästa möjliga medborgarnytta
  3. Attraktiva livsmiljöer i hela Ystads kommun

De följs upp med indikatorer och bryts ner i konkreta mål och aktiviteter i varje
verksamhet.

Budget

Varje år ska kommunfullmäktige besluta om:

  • budget för kommande kalenderår
  • plan för de tre följande åren

Beslutet fattas i november. Det har två fördelar:

  • budgeten kan baseras på mer aktuella ekonomiska underlag, vilket är viktigt när
    ekonomin är osäker
  • kommunen kan ta hänsyn till statens budgetproposition som presenteras i
    september och som ofta påverkar kommunens ekonomi

Under valår ska budgeten fastställas av det nyvalda kommunfullmäktige.

Vad ska budgeten innehålla?

Budgeten ska innehålla:

  • skattesats
  • finansiella mål
  • verksamhetsmål som stödjer god ekonomisk hushållning

Av budgeten och planen ska det också framgå:

  • hur verksamheterna ska finansieras
  • hur kommunens ekonomi beräknas se ut vid budgetårets slut
  • vilka ekonomiska ramar varje nämnd har

Nämndernas internbudget

Kommunfullmäktiges budgetbeslut anger:

  • nämndernas budgetramar
  • övergripande mål för kommunen

Utifrån detta ska varje nämnd besluta om en internbudget. Den ska:

  • följa de ekonomiska ramar som kommunfullmäktige har beslutat
  • innehålla nämndmål som är kopplade till kommunens övergripande mål

Ystad kommuns mål-och budgetprocess

Styrande dokument

För att verksamheterna ska göra rätt saker på rätt sätt finns dokument som beskriver vad
som ska göras, vem som ansvarar för vad och ibland även hur arbetet ska utföras. Dessa
dokument kallas samlat för styrande dokument. I Ystads kommun finns många
styrdokument som till exempel bestämmelser, lokala föreskrifter, ordningar,
reglementen samt taxor och avgifter. De beslutas nästan alltid av kommunfullmäktige.

Styrande dokument ger olika typer av styrning och delas därför in i kategorier utifrån sitt
innehåll. I Ystads kommun används en gemensam struktur för hur styrande dokument
benämns och vilken typ av styrning de ska ge. Syftet är att det ska vara tydligt för både
förtroendevalda och medarbetare vad ett dokument gör – om det pekar ut en riktning
framåt eller om det beskriver hur vi ska tänka och agera i vardagen.

Enligt kommunallagen ska kommunala föreskrifter göras tillgängliga för allmänheten på
ett samlat sätt. Detta ska ske genom att de publiceras samlat på kommunens
webbplats.

Lokala föreskrifter

Kommuner har, med stöd av beslut från riksdag och regering, rätt att besluta om:

  • taxor och avgifter
  • lokala föreskrifter

Lokala föreskrifter är bindande regler. De:

  • anger tydliga och absoluta normer
  • ska, liksom lagtext, vara klara och entydiga
  • får inte lämna utrymme för egna tolkningar
  • sätter gränser

Kommunfullmäktiges riktlinje för styrande dokument

Kommunfullmäktige i Ystad kommun har antagit Riktlinjer för styrdokument med syftet
att tydliggöra vilka kategorier av styrdokument kommunen tillämpar, vad de innebär och
hur de förhåller sig till varandra.

Riktlinjen:

  • förklarar syftet med styrande dokument och vilka grundkrav som gäller (tydliga,
    kända, tillgängliga, aktuella)
  • beskriver vilka typer av styrdokument som finns i kommunen
  • förklarar skillnaden mellan aktiverande (vad som ska uppnås) och normerande
    (hur man ska agera) dokument
  • redogör för innehåll och funktion i program, strategi, plan, förhållningssätt,
    riktlinjer och rutiner
  • ger vägledning i hur man väljer rätt typ av styrdokument beroende på behov
  • beskriver ansvar och beslutsnivåer för olika styrdokument
  • tar upp undantag från riktlinjerna
  • förklarar hur styrdokument ska tas fram, beslutas och samordnas
  • beskriver hur dokument ska publiceras och hållas aktuella över tid

Nedan följer en beskrivning av några av de dokument som är särskilt viktiga för
kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas arbete.

Arbetsordning

Kommunfullmäktiges arbetsordning beslutas av kommunfullmäktige och kompletterar
kommunallagens regler om hur fullmäktige ska arbeta. I arbetsordningen finns mer
detaljerad information om bland annat hur ärenden bereds och hur sammanträden går till.

Reglementen

Ett nämndsreglemente är ett styrdokument som kommunfullmäktige beslutar om. Det
anger nämndens:

  • ansvarsområde
  • verksamhet
  • befogenheter
  • arbetsformer

Reglementet beskriver vad nämnden ska göra och är en central del av
kommunfullmäktiges styrning av förvaltningen.

Nämnden ska följa de riktlinjer och mål som anges i:

  • nämndsreglementet
  • budgeten
  • särskilda beslut från kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen.

Som förtroendevald är det viktigt att ta del av reglementet för den instans man blivit
invald till.

Delegationsordning

Delegation innebär att en nämnd överlåter rätten att fatta beslut i vissa ärenden till
någon annan, till exempel ordförande eller en tjänsteperson.

Ett beslut som fattas på delegation är juridiskt ett nämndbeslut. Delegaten beslutar i
nämndens namn och nämnden kan inte ändra beslutet i efterhand. Däremot kan
nämnden:

  • återkalla delegation (generellt, för vissa ärenden eller en viss delegat)
  • själv ta över ett ärende innan beslut fattas, främst om det är principiellt viktigt

Det övergripande ansvaret för besluten ligger alltid kvar hos kommunfullmäktige,
kommunstyrelsen och nämnderna.

Delegationsordning

Varje nämnd och kommunstyrelsen beslutar om en delegationsordning. Där framgår
vilka beslut som får fattas av:

  • nämnden
  • ordförande
  • kommundirektör, chefer och andra anställda

Beslut som fattas på delegation ska diarieföras och anmälas till nämndens nästa
sammanträde.

Beslut som inte får delegeras

Vissa beslut måste alltid fattas av nämnden, till exempel:

  • Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, det
    vill säga ärenden av principiell natur.
  • Framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av
    att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats.
  • Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell
    beskaffenhet eller annars av större vikt.
  • Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till
    nämnden.
  • Ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

Det finns ett undantag från denna regel och det gäller ärenden som kräver ett omgående
beslut som inte kan avvaktas av nämndens ordinarie sammanträde. Då kan beslut i
brådskande fall fattas av ordförande om en sådan rätt har delegerats till ordförande.

Förhållningssätt och agerande

Hur vi bemöter invånare, brukare, företagare och varandra i organisationen påverkar
direkt förtroendet för Ystads kommun. Styrningen handlar därför inte bara om vilka mål
vi har och vilka åtgärder vi ska genomföra, utan också om hur vi tänker, pratar och agerar
när vi gör det.

Verksamhetsbesök

Som förtroendevald i Ystads kommun är du varmt välkommen att besöka kommunens verksamheter för att lära dig mer om hur de fungerar i vardagen. Verksamhetsbesök är ett viktigt komplement till nämndhandlingar, föredragningar och övriga styrdokument.

Inför ett verksamhetsbesök – så gör du

För att värna arbetsro, integritet och ett gott samtalsklimat ska alla besök vara förankrade i verksamheten i förväg.

Inför ett besök bör du:

  • ta kontakt med ansvarig verksamhetschef/enhetschef i god tid
  • kort beskriva syftet med besöket, vad du vill veta mer om och om ni är flera som vill komma
  • tillsammans komma överens om tidpunkt, upplägg och eventuellt innehåll (t.ex. rundvandring, kort presentation, möjlighet till frågor)

Verksamhetschefen/enhetschefen avgör om och när ett besök kan genomföras, utifrån verksamhetens förutsättningar och belastning. I vissa fall kan nämnd eller ordförande ha särskilda rutiner för verksamhetsbesök – följ då dessa.

Oanmälda besök från förtroendevalda bör i normalfallet undvikas, om det inte finns särskilda skäl.

Vad som är positivt vid ett verksamhetsbesök

Det är värdefullt om du som förtroendevald:

  • är nyfiken på verksamheten och hur uppdraget genomförs
  • för en respektfull dialog med chefer och medarbetare
  • ställer frågor för att förstå hur arbetet fungerar i praktiken

Vad du behöver ta hänsyn till

För att verksamheten ska fungera och individer skyddas är det viktigt att du:

  • har respekt för att det ordinarie arbetet alltid måste fungera – besöket får inte bli en belastning
  • är medveten om att många verksamheter möter människor i känsliga situationer
  • ser besöket som ett tillfälle att inhämta kunskap – inte som en arena för att föra ut politiska, religiösa eller ideologiska budskap
  • för samtal med elever, brukare och anhöriga varsamt, frivilligt och med stor respekt för deras personliga integritet

Verksamhetschefen/enhetschefen har ansvar för att besöket kan genomföras på ett sätt som inte inkräktar på personalens, brukarnas, anhörigas, elevernas eller andra medborgares integritet, och kan vid behov avbryta ett besök.

Genom att planera och förankra dina besök, och genomföra dem med omtanke och respekt, bidrar du som förtroendevald till god dialog, ökad förståelse och hög kvalitet i Ystads kommuns verksamheter.

Roller och ansvar

I Ystads kommun fördelas uppdrag, ansvar och befogenheter på olika roller för att vi
tillsammans ska kunna genomföra de mål och uppdrag som kommunfullmäktige beslutar om.

För att styrningen av kommunens verksamheter ska fungera krävs ett gott samspel mellan
förtroendevalda och tjänstepersoner, samt en tydlig fördelning av ansvar och roller. Den
formella ansvarsfördelningen mellan olika ledningsnivåer styrs bland annat genom delegation.

Både förtroendevalda, chefer och övriga medarbetare ska värna om kommunens bästa

Politikerrollen

Huvuduppgiften som förtroendevald i Ystads kommun är att fatta beslut. I politikerrollen ingår, på både övergripande och nämndnivå, att varje år:

  • besluta om verksamheternas inriktning, mål och finansiering
  • sätta ramar och prioriteringar för verksamheten
  • följa upp resultat och vid behov justera styrningen

Det politiska uppdraget handlar om att:

  • ta ansvar för hur kommunens gemensamma resurser används
  • fatta beslut som påverkar människors vardag
  • styra och leda en komplex organisation

Som förtroendevald är du både arbetsgivarföreträdare och uppdragsgivare för kommunens medarbetare.

Som politiker bestämmer du vad som ska göras

Tjänstepersonsrollen

Huvuduppgiften för tjänstepersonen är att bestämma hur man praktiskt ska göra för att uppnå de mål eller resultat som politikerna tagit beslut om. Tjänstepersoner ansvarar för att:

  • genomföra riksdagens och regeringens lagstiftning
  • verkställa de beslut som fattas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och
    nämnderna

I tjänstepersonsrollen ingår att:

  • ta fram analyser och beslutsunderlag till politiken
  • beskriva konsekvenser, risker och möjligheter med olika förslag
  • återkoppla resultat och effekter av fattade beslut

Tjänstepersoner ska stödja politiken genom att:

  • utgå från fakta, saklighet och opartiskhet
  • vara tydliga med vad som är möjligt att genomföra
  • undvika personliga värderingar i tjänsteutövningen

Som tjänsteperson bestämmer man hur man ska verkställa politikernas beslut

Förvaltningschefsrollen

Förvaltningschef har ett särskilt ansvar gentemot nämnd eller bolagsstyrelse.

Förvaltningschef ansvarar för:

  • den övergripande ledningen av verksamheten
  • att verksamheten bedrivs i enlighet med Ystads kommuns och nämndens mål och
    riktlinjer
  • att beslutade budgetramar hålls
  • att lagar, förordningar och andra bindande regler följs

Förvaltningschef har ofta en djupare insyn i verksamheten än nämnd eller styrelse. Det innebär ett särskilt ansvar för att:

  • nämnd eller bolagsstyrelse får väsentlig information i tid
  • ärenden bereds så att politiken kan fatta väl underbyggda beslut
  • föreslå åtgärdsplaner med konsekvensanalyser när verksamheten inte utvecklas enligt
    fattade beslut