Innovationsupphandling Syd

Arbetsmodell för små och medelstora kommuner! Ystads, Skurups och Trelleborgs kommuner har nu tagit fram en arbetsmodell för innovationsupphandling som vi nu arbetar vidare i tre olika innovationsupphandlingar. Modellen är anpassad till kommunernas behov, men ska även kunna användas i andra små och medelstora kommuner.

Stefan Persson informerar om projektet genomförande, resultatet och våra lärdomar att ta med i framtida projekt. Film innovationsupphandling syd

Innovationsupphandlings SYD - Projektavslut

Under samlingsnamnet Innovationsupphandling Syd har kommunerna Ystad, Trelleborg och Skurup utvecklat en modell för att arbeta med innovationsupphandling i samverkan. Modellen är anpassad till kommunernas förutsättningar och implementeras i det löpande inköpsarbetet, där ett mål är att kommunerna ska öka andelen innovationsupphandlingar och stimulera näringslivet att utveckla nya tjänster som möter kommunernas utmaningar. Ett mål har varit att använda innovationsupphandling som verktyg för att stimulera en innovationsfrämjande kultur där samverkan, dialog och tillit har varit självklara inslag.

Innovationsupphandling Syd har genomförts i nära samverkan med Upphandlingsmyndigheten och sprids till andra kommuner genom bland annat utbildningsinsatser, deltagande i den nationella Innovationsveckan och öppenhet i genomförandet, vilket har resulterat i att flera kommuner har deltagit i olika faser av projektet såsom breda behovsworkshops och request for information (RFI) som har använts i tidig dialog inför upphandling.

Arbetsmodellen
Arbetsmodellen har utvecklats i en learning-by-doing-metod, där tre innovationsupphandlingar har planerats utifrån resultat från en intern behovsidentifieringsprocess, där rena & torra golv i förskolan, smart digital service på medborgarnas villkor och interkommunal delningstjänst för cirkulära resursflöden har identifierats som lämpliga innovationsupphandlingsområden. Tidig dialog med marknad och behovsägare har genomförts i de tre upphandlingarna, där flera företag och kommuner har deltagit. Två av upphandlingarna har genomförts, varav delningstjänst redan under projektperioden har resulterat i implementering i fyra kommuner, där fler kommuner har option på att kunna köpa in lösningen.

Mål för projektet
Målet har varit att utveckla en modell för innovationsupphandling, anpassad till mindre kommuner, mer fokus på att nyttja gemensamma resurser och kompetenser för att effektivt genomföra innovationsupphandlingar. Att tre mindre kommuner utvecklar en sådan modell och bevisar funktionaliteten genom att faktiskt genomföra, inte en, utan två innovationsupphandlingar med hög potential att förbättra den kommunala servicen, ser vi som en god måluppfyllelse, vilket också bekräftas av den utvärdering som Upphandlingsmyndigheten har genomfört med stöd av extern konsult.  

Innovationsvänliga upphandlingar
Utöver de genomförda innovationsupphandlingarna, har kommunernas innovationsvänliga upphandlingar ökat under projektets genomförande. Genomgående har dialogen ökat i alla stegen från behovs- och marknadsanalysen fram tills upphandlingen är avtalad och driftsatt. Interna rutiner har utvecklats, inte minst en ökad dialog med leverantörsträffar, RFI, remissrundor, anbudspresentationer och uppföljningsmöten som ett positivt resultat av innovationsprojektet. Resultatet blir att upphandlingarna har utvecklats och kommunerna upphandlar i högre grad efter verksamheterna behov.

Innovationssprintar
Som en del i upphandling inom smart digital service har kommunerna även testat innovationssprintar baserade på Google Ventures Design Sprint koncept och utvecklat konceptet utifrån mindre kommuners behov och förutsättningar. Sprintmetodiken bedöms ha stor potential att kunna användas även utanför upphandlingssammanhang i kommunerna.

Arbetsmodellens olika steg finns dokumenterade, delar av modellen är tillgängliga via Ystad kommuns hemsida och modellen sprids vidare även efter projektslut exempelvis genom deltagande i Offentliga Rummet.

Syfte & mål
Målet har varit att utveckla en modell för innovationsupphandling, anpassad till mindre kommuner med syfte att öka innovationskraften. Kunskapen omkring innovationsupphandling som verktyg för verksamhetsutveckling har påtagligt lyfts, inte bara bland inköpare, utan även bland verksamheterna.

Målet får i all väsentlighet anses uppfyllt då olika metoder för behovsidentifiering och tidig dialog har testats inför upphandlingarna, två av de tre upphandlingarna har genomförts och en arbetsmodell har växt fram som har spritts till flera andra offentliga aktörer.

Resultat och förväntade effekter - återbruksportal
Ett konkret resultat av piloterna är att fyra kommuner har införskaffats en innovativ plattform (sharing.myloc.se) med möjlighet att låna och dela resurser effektivare såväl inom som mellan kommunerna. Det finns även MVP till helt nya, innovativa digitala tjänster som möter offentliga behov som inom snar framtid bör kunna finnas kommersiellt tillgängliga.

Learning-by-doing
Processen har präglat av ett learning-by-doing-perspektiv där tre innovationsupphandlingar skulle genomföras inom ramen för projektet. Bortsett från att det har inneburit att det har varit en relativt långsam process där förlängning av projektet har krävts, har det varit en process som har bidragit till mycket lärande och att målen i all väsentlighet har nåtts.

Projektet har vidare haft en nära dialog med Upphandlingsmyndigheten genom hela processen, vilket har bidragit till myndighetens kunskapsinhämtning om innovationsupphandling.

Ystads kommun medarrangör för konferens om innovationsupphandling i Bryssel 24 mars 2020.

Innovation Procurement Event 24th March 2020, Brussels

Innovation procurement in small municipalities for digital and circular transformation

Please join us at this innovation procurement seminar for inspiration to how public sector can go from good ideas to smart solutions using innovation procurement.

The Swedish municipalities of Ystad, Trelleborg and Skurup will share insights on how small municipalities, by working together, efficiently can use innovation procurement as a tool to develop digitalization of public service and circular economy for sharing resources.

Keynote speakers will include representatives from the European Commission, The National Agency of Public Procurement in Sweden and other organizations within PPI.

When: 24th March 2020, 10:00 – 14:00
Location: Nordic House, 3 Rue du Luxembourg, Brussels

You can see the full program following the registration link.

 

Innovationsupphandling nominerad som årets kommunala innovation

Ystads kommun är tillsammans med Trelleborgs och Skurups kommuner nominerad till priset Årets Kommunala Innovation 2020 i samband med välfärdskonferensen Future and Welfare 2020 i Malmö den 5-6 mars.

Ystad, Trelleborg och Skurup har under 2019 arbetat tillsammans med en ny typ av upphandling, en så kallad innovationsupphandling, där man beskriver ett problem och efterlyser kreativa lösningar. Denna typ av upphandling gör det möjligt att genomföra så kallade innovationssprintar, som går ut på att anbudsgivare och uppdragsgivare arbetar tillsammans mot en lösning under en bestämd tidsperiod.

– Vi har från början inte beskrivit vad vi vill upphandla, utan har istället beskrivit ett problem och sedan i dialog kommit fram till hur utmaningarna kan beskrivas. Vi vill ha företagens kreativitet för att hitta lösningar. Det är här vi tar till sprintarna som ingår som en del i utvärderingen och lösningen. Under en arbetsvecka tar sig medarbetare och anbudsgivare fram mot en lösning som ska presenteras, säger Ulf Wedberg, e-strateg och projektledare på Ystads kommun.

Två nya tjänster upphandlade

Det kommungemensamma projektet kallas Innovationsupphandling Syd och genomförs med stöd av Vinnova och Upphandlingsmyndigheten. Hittills har det resulterat i upphandlingarna Smart digital service och Interkommunal delningstjänst.

Smart digital service på medborgarnas villkor är en tjänst för att effektivisera och förenkla medborgarnas kontakt med kommunen i tillstånds- och handläggningsärenden. Genom verktyg som exempelvis digitala assistenter, robotiserad processautomation och artificiell intelligens öppnas vägen för innovation inom kommunal sektor.

Interkommunal delningstjänst är en återanvändningsportal för gemensamma resurser. Det kan handla om utlåning, hyra, försäljning och byte av möbler samt olika logistiklösningar.

Samverkan med mervärden

– Arbetsmodellen som tagits fram ger oss möjlighet att långsiktigt arbeta med innovativa inköp som ett strategiskt verktyg för att utveckla den egna verksamheten, stimulera marknaden och framför allt utveckla servicen till våra medborgare. En spinoff är också att vi har tagit vara på varandras resurser och kompetenser och finns där för varandra även inom andra samverkansområden, säger Mattias Johansson, upphandlingschef i Ystads kommun.

– Innovationsupphandling som verktyg ger oss möjlighet att i en strukturerad process fördjupa samarbetet med upphandlare, berörda verksamheter och marknaden när vi ska implementera nya lösningar i kommunerna, säger Roger Nilsson, IT-chef i Ystads kommun.

 

SEMINARUM onsdag 2 oktober 2019 - Ystad Saltsjöbad

Från innovation till verklighet i kommunal verksamhet

Välkommen på ett halvdagsseminarium om hur vi lyckas med att gå från goda idéer och innovationskraft till smarta lösningar för en effektiv kommunal verksamhet.

Ystads-, Trelleborgs och Skurups kommuner hakar på innovationsveckan och bjuder på kunskap och erfarenhet från genomförda projekt men även en intressant inblick i hur man lyckas stärka innovationsförmågan i en organisation.

Innovationsveckan är en nationell kraftsamling för att visa upp det driv och engagemang som finns inom offentlig sektor när det kommer till innovation och förmågan att tänka nytt. Evenemanget arrangeras av SKL och Vinnova: innovationsveckan.

Datum: 2 oktober 2019, kl. 09.00-13.00
Plats: Ystad Saltsjöbad

Kontaktperson: Stefan Persson, stefan.persson@rhefab, 0762- 057 638

Anmälan klicka här


Övergripande mål för projektet

Ett antal små och medelstora kommuner i sydöstra Skåne går samman och utvecklar en resurseffektiv och innovativ modell för att arbeta med innovationsupphandlingar som är anpassad till kommunernas förutsättningar, där samtidigt ömsesidigt lärande och synergieffekter kan uppnås genom samverkan.

Inom de områden där innovationsupphandling ska genomföras har behovsanalys visat att det finns möjlighet att utveckla lösningar som möter behoven, men finns inte idag.

Steg 2. Genomförande av 3 upphandlingar på 3 nivåer!

1. Rena och torra golv i förskolemiljö
SKL Kommentus har fokuserat på att genomföra så kallade funktionsupphandlingar av entrémattor. Genom att helt gå ifrån funktion (entrématta) och istället fokusera på resultatet rena och torra golv öppnar vi för helt nya lösningar.

2. Interkommunal delningstjänst för att låna och byta
Ystad har genom tidigare innovationsupphandling en innovativ delningstjänst inom kommunen. En lösning som omfattar interkommunal tjänst med lån- och bytesfunktion finns inte idag. Läs mer om Ystads kommuns delningstjänst på Fossilfritt Sverige och Naturvårdverket.

3. Smart digital service på medborgarnas villkor
Genom AI och augmented reality finns tekniken redan för att digitalisera och automatisera stora delar av servicen i kommunerna. Men den är inte anpassad till mindre kommuners behov och nuvarande kompetenser och resurser.

Frågor om projektet kontakta upphandling@ystad.se

Publicerad 2018-01-30, Uppdaterad 2020-10-14

Projektavslut - Hur gick det?

Vi har härmed äran att meddela att vårt Vinnova-finansierade projekt ”Innovationsupphandling Syd” nu är formellt avslutat.

Projektet har under ledning av Stefan Persson, Rhetikfabriken AB, lyckats över förväntan och vi har mycket att ta med oss i våra organisationer och verksamheter. Inte minst de produkter och avtal som våra respektive delprojekt mynnade ut i. Nedan följer en summering av resultatet:

Delprojekt 1. Metodutveckling för innovationsupphandling

En följeforskare från Oxford Research har avhandlat en diger rapport som strax finns att tillgå. Dessutom finns en metodutveckling framtagen och överlämnad till upphandlingsmyndigheten för framtida bruk.

Delprojekt 2. Låna och dela kommuner emellan

Innovationsupphandlingen i första delprojektet leddes av Mattias Johansson, Ystads kommun, och resulterade i ett avtal och implementation av en digital plattform för att kunna låna och byta varor och tjänster kommuner emellan.

Avtalstecknande kommuner är: Ystad, Trelleborg, Skurup och Tomelilla

Leverantör: Myloc

Delprojekt 3. Rena och torra golv

Vårt andra delprojekt såg initialt mer än lovande ut, men av olika faktorer fullbordades inte upphandlingen utan delprojektet fick avbrytas i förtid. Men ett misslyckande är också ett resultat, vilket vi drog lärdom av i såväl metodutveckling som forskningsrapporten.

Delprojekt 4. Smart digital service på medborgarnas villkor

Det sista projektet i vilket Ulf Wedberg, Ystads kommun var delprojektledare tillsammans med Kristian Silverberg, Trelleborgs kommun, startade med en ingående behovsidentifiering. Projektet tog efter en tid riktningen utanför ett faktiskt behov och upphandlingen baserades istället på en metod för att effektivt problematisera, belysa och lösa problem och utmaningar kallad The Design Sprint. Metoden testades i full skala under ledning av tre leverantörer med flertalet medarbetare involverade i en veckas tid. Två intressanta prototyper togs fram, vilka fortfarande lever och utvecklas utanför projektet. En inom skolverksamheten och en annan för plan och bygglov.

Innovationsupphandlingen slutfördes och avtal tecknades med samtliga tre leverantörer. Avtalet ger oss möjlighet att avropa professionell facilitering av fyra typer av innovationssprintar baserade på The Design Sprint. 5-dagars sprint, 3-dagars sprint, 1-dags workshop samt 1⁄2-dags workshop.
Avtalstecknande kommuner är: Ystad, Trelleborg och Skurup

Leverantörer: PwC, HiQ och Äventyret

 

Vi vill med detta tacka er som bidragit i projektet med tid, intresse och brinnande engagemang! Vi kan redan nu utnyttja vårt återbrukssystem https://sharing.myloc.se och förhoppningsvis snart även få möjlighet att i skarpt läge använda metoden The Design Sprint i vår pågående digitaliseringsresa.

 

Ulf Wedberg
Digitaliseringsstrateg
Ystads kommun
------------------------------------------------
0411 - 57 70 08
ulf.wedberg@ystad.se