Bristerna upptäcktes när vi misstänkte oegentligheter i relationen till vår säkerhetsleverantör och i vårt avtal med en frivilligorganisation. Det som hänt kräver att vi agerar på olika sätt, och innebär samtidigt en möjlighet för oss att utvecklas och bli bättre.
Omfattande internt arbete
Sedan en tid tillbaka pågår därför ett omfattande arbete i kommunen – ett långsiktigt arbete som kommer att ta tid. Men det är nödvändigt för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag korrekt. Liksom alla kommuner har vi reglementen, granskningsrutiner och olika internkontroller, men en del av dem behöver nu förbättras och utvecklas.
– Vi går på djupet för att ta reda på varför det blivit som det har blivit, och förbättrar de rutiner och arbetsmetoder som inte fungerat tillräckligt bra, säger Dan Kjellsson, kommundirektör.
De åtgärder vi vidtagit eller arbetar med just nu handlar om:
Teknisk säkerhet
Den säkerhetsstandard vi har idag, och kostnaden för den, är orimligt hög. Därför ska vi ta fram en ny säkerhetsstandard för brandlarm, passagesystem, inbrottslarm och kameraövervakning. Den nya standarden ska matcha kommunens olika behov, och sedan ska vi upphandla en ny leverantör. Under tiden har vi vidtagit civilrättsliga åtgärder för att undersöka när och hur våra avtal med vår nuvarande säkerhetsleverantör kan upphöra.
Förändrade rutiner
Hanteringen av visselblåsarärenden kommer att hanteras externt – för objektivitet. Det ska inte kännas begränsande för en medarbetare att lämna en visselblåsarrapport på grund av att ärendet hanteras internt. Det arbetet är på gång.
Vi har också infört en ny arbetsmodell för att förvalta kommunens avtal. Det ger oss struktur, framförhållning och en bättre överblick över vem som har ansvar för vilka avtal.
Inom flera områden har vi även infört ett tredje attest-steg för att godkänna fakturor, som en extra kvalitetskontroll.
Ökad internkontroll
Vi arbetar löpande med internkontroll men har nu infört fler kontrollmoment. Vi gör till exempel tätare stickprov av fakturors koppling till avtal.
Utbildnings- och informationsinsatser
En viktig del i arbetet är interna utbildnings- och informationsinsatser, för att se till att berörda medarbetare och chefer känner sig trygga med och vet vad som gäller inom områdena delegation, avtal, fakturaattestering samt inköp och upphandling.
Granskningar och egna utredningar
Det pågår både interna och externa utredningar, som ska hjälpa oss att vidta ytterligare åtgärder längre fram.
Vi har också en intern arbetsgrupp som arbetar med det avtal kommunen hade med Försvarsutbildarna och Civilförsvarsförbundet. Vi granskar avtalet och andra civilrättsliga förhållanden mellan kommunen och de två beredskapsorganisationerna, för att se om det finns oegentligheter. Vi undersöker också möjligheten till ekonomiska återkrav.
Bevarar det som fungerar bra och åtgärdar bristerna
– Merparten av den verksamhet som kommunen bedriver fungerar mycket bra, och det arbetar vi hela tiden för att bevara. Vi har en organisation som tar ansvar och medarbetare som vill göra rätt. Men nu behöver vi stötta dem för att göra det enklare för dem. Vi vidtar de åtgärder som krävs för att något liknande inte ska kunna hända igen och för att vi ska kunna blicka framåt, säger Dan.