Bilda förening

Det första steget mot en fungerande förening är bildandet av en styrelse. Den bör bestå av:

• Ordförande
• Sekreterare
• Kassör

Förutom dessa tre funktioner kan styrelsen utökas med ett antal ledamöter och suppleanter. Suppleanter ersätter om de ordinarie styrelseledamöterna själva inte kan närvara.

Bildandemöte

Vid föreningen bildandemöte väljs en tillfällig s k interimsstyrelse som ska fungera till det första årsmötet.

Vid val av styrelse utser föreningen samtidigt två revisorer och ev revisorsersättare (suppleanter). Revisorernas uppgift är att kontrollera föreningens ekonomi, bokföring och verksamhet. Revisor får ej vara ledamot av styrelsen.

En valberedning bör också väljas. Valberedningens uppgift är att föreslå det kommande årsmötet vilka personer som bör väljas till de olika förtroendeuppdragen i föreningen, t ex ordförande, styrelseledamöter och revisorer.

Konstituerande möte

Styrelsen håller ett konstituerande möte där styrelsen inom sig själv väljer befattningshavare, som t ex kassör och sekreterare.

Firmatecknare

På olika handlingar som bank- och posthandlingar gäller föreningens namn endast tillsammans med namnteckning av den person eller de personer som föreningen utser till firmatecknare. Ofta kan det vara ordföranden tillsammans med någon annan, t ex sekreteraren eller kassören, som får i uppdrag att teckna föreningens firma.

Stadgar

Föreningens stadgar skall bland annat innehålla:

• Föreningens ändamål och målsättning.
• Den ort där föreningen har sin hemvist.
• Hur medlemmarna vinner inträde.
• Hur medlemsavgift bestäms.
• Antalet styrelseledamöter, revisorer, mandattid.
• Hur styrelseordförande utses.
• Om styrelsens beslutsförhet och om beslut.
• Om föreningssammanträden, hur kallelse skall ske och hur beslut fattas.
• Ärenden på föreningssammanträden (årsmötet/-stämman).
• Hur förfara med tillgångarna vid upplösning.
• Förutsättningarna för uteslutning av medlem.

Här anges också föreningens verksamhets- och redovisningsår. Verksamhetsåret kan följa kalenderåret (1 januari - 31 december) eller ha en annan indelning.

RF:s normalstadgar för idrottsföreningar

Som stöd till idrottsföreningar tillhandahåller Riksidrottsförbundet en stadgemall, RF:s normalstadgar för idrottsföreningar. Normal-stadgarna är i sig inga stadgar utan ett underlag och ett hjälpmedel för upprättande av föreningens egna stadgar.

Nya idrottsföreningar som bildas liksom gamla föreningar som ska göra en stadgeöversyn rekommenderas att använda normalstadgarna. Varje förening får självfallet utforma sina stadgar efter de behov och förutsättningar som finns i de enskilda fallen. Det är dock viktigt att komma ihåg att normalstadgarna innehåller föreskrifter som ger uttryck för de principer som idrottsrörelsen vilar på. Rent generellt gäller att föreningsstadgarna måste vara någorlunda fullständiga, och RF:s normalstadgar uppfyller detta krav.

Normalstadgar för övriga föreningar

Flera riksorganisationer tillhandahåller förslag till normalstadgar för övriga föreningar.

Årsmöte

Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Vid årsmötet väljs normalt ordförande i särskild ordning, medan övriga personer väljs som ordinarie ledamöter eller ersättare (suppleanter) för dessa.

Styrelsemöten

Styrelsens uppgift är att handha föreningens förvaltningen mellan årsmötena. Styrelsen har sammanträden så ofta det behövs, i regel en gång i månaden. Kallelse till mötena ska skickas till alla styrelseledamöter, även till ersättare (suppleanter). I kallelsen anges de ärenden som ska tas upp på mötet. Ordföranden har som uppgift att leda styrelsemöten och andra föreningsmöten.

Protokoll

Vid varje möte skall ett protokoll upprättas. Ett protokoll ska innehålla uppgift på föreningens namn, vilka som är närvarande, tid och plats för mötet, vilka beslut som fattats och så vidare.

Registrering av föreningen

En förening behöver inte registreras någonstans för att ha status som en ideell förening. För att vara berättigad till kommunalt bidrag krävs dock att:

• föreningen är registrerad och godkänd av kultur- och fritidsförvaltningen
• samt att föreningen är ansluten till riksorganisation som uppbär årligt stöd från Ungdomsstyrelsen eller Riksidrottsförbundet. Undantag från denna regel om anslutning till riksorganisation kan kan medges av kultur- och fritidsförvaltningen, om verksamheten bedöms ha ett värde och en omfattning som är betydelsefull för kommunen och dess invånare.
• föreningen har ett organisationsnummer hos Skatteverket.

Vid förhyrning av lokal till subventionerad hyra genom kultur- och fritidsförvaltningen krävs också att föreningen är registrerad enligt ovan.

Registrera föreningen hos kultur- och fritidsförvaltningen

Föreningar och organisationer som vill registreras i kultur- och fritidsförvaltningens föreningsregister måste ha minst 10 medlemmar som är folkbokförda i Ystads kommun och i övrigt uppfylla kraven nedan:

• Vara uppbyggd och fungera enligt i Sverige vedertagna demokratiska principer och öppet ta ställning för demokratin
• Bedriva ideell fritidsverksamhet större delen av året
• Ha vid konstituerande möte eller årsmöte antagna, skriftligt utformade stadgar
• Ha stadgeenligt vald styrelse och valda revisorer
• Varje år ha årsmöte på vilket verksamhets-, ekonomisk och revisionsberättelse föredrages och godkännes
• Uttaga medlemsavgift
• Formuläret Föreningsregistrering ska fyllas i och skickas in
• Föreningens stadgar
• Protokoll från mötet då föreningen bildades och från styrelsens konstituerande möte
• Medlemsförteckning innehållande namn, adress och födelsedata (6 siffror)
• Verksamhetsplan
• Om föreningen är ansluten till riksorganisation skall kopia på medlemsbeviset bifogas
• Uppgift om föreningens plus-/bankgiro
• Uppgift om organisationsnummer (erhålls av Skatteverket)
• Av föreningen antagen Drogpolicy (gäller endast ungdomsföreningar)

Vad är en medlem?

Med medlem avses fysisk person som:

• är upptagen i föreningens medlemsregister
• betalar personlig medlemsavgift om lägst 50 kr/år. För föreningar som tillämpar familjemedlemskap skall medlemsavgiften i genomsnitt uppgå till minst 50 kr/medlem och år
• regelbundet deltar i föreningens verksamhet

Som medlem avses inte den vars medlemskap är av mer tillfällig natur, såsom bingomedlem, dansmedlem, supportermedlem eller liknande.

• Registrera förening