Behandling av personuppgifter
När du hyr lägenhet av Ystadbostäder, är bostadssökande eller i vissa fall har hyrt av oss – behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR* 2016/679) samt vägledningen framtagen av Fastighetsägarna och vår branschorganisation SABO.
Dataskyddsförordningen ska skydda dig så att din personliga integritet inte kränks genom att dina personuppgifter används på fel sätt. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det, vi har ett avtal eller om det finns stöd i annan lag (eller GDPR*).
Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara direkta uppgifter som namn, adress, e-postadress, personnummer eller telefonnummer. Men det kan också vara indirekta uppgifter som lägenhetsnummer och IP-adress.
När behandlas mina personuppgifter?
Hos Ystadbostäder registreras dina personuppgifter när du registrerar dig som sökande på vår webbplats, när du får ett lägenhetserbjudande samt när du skriver ett avtal på lägenhet/parkeringsplats. Vi behandlar även dina personuppgifter i syfte att leverera tjänster, skicka fakturor och information samt i övrigt kunna fullfölja vårt ansvar som avtalspart. Personuppgifter bevaras av bolaget i enlighet med gällande lagstiftning så länge det är nödvändigt för att kunna leverera tjänster eller uppfylla lagkrav.
Personuppgiftsbehandling i vår bostadskö
Under din tid som sökande samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar som sökande kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
Personuppgiftsbehandling när du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.
Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.
Personuppgiftsbehandling under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.
Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer kommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi tre år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.
Personuppgiftsbehandling när hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet.
Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
Ystadbostäders hantering av elektroniska nycklar
I några av Ystadbostäders fastigheter använder vi oss av så kallade elektroniska nycklar (även kallade ”tagg”). I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras dina/era dörröppningar TVÅ veckor för tekniskt underhåll och felsökning. Dessa händelser är en form av personuppgifter.
Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna är att du/ni ska kunna öppna de dörrar ni behöver i ert bostadsområde. I våra områden lägger vi in namn porttavlan/porttelefonen.
Ystadbostäder grundar behandlingen av personuppgifter på ett berättigat intresse enligt Dataskyddsförordningen (GDPR*).
Uppgifterna kan komma att lämnas ut till Polisen vid en eventuell brottsutredning.
Gallring
När du/ni flyttar från din/er lägenhet ska dina/era personuppgifter raderas ur det elektroniska nyckelhanteringssystemet.
Här kan du ta del av ett dokument som beskriver alla rubriker ovan (exclusive elektroniska nyckelbrickor).
Personuppgiftsansvarig
Ansvarig för behandlingen av dessa personuppgifter är Ystadbostäder, org/nr 556073-8857, Stortorget 2A, 271 43 YSTAD
Dataskyddsombud
Vi har ett dataskyddsombud (DSO) som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt. Vårt DSO kan du kontakta på info@ystadbostader.se eller 0411-57 72 00.
Registerutdrag
Du har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, begära ett registerutdrag från oss. Begäran ska göras skriftligen, vara undertecknad av dig, samt innehålla ditt namn och personnummer. Om du vill kan du använda vår mall för begäran av registerutdrag - den finner du här.
Begäran skickas till Ystadbostäder, Stortorget 2A, 271 43 YSTAD, info@ystadbostader.se
Begäran om rättelse
Begäran om rättelse av personuppgifter kan du göra genom att kontakta Ystadbostader via brev, info@ystadbostade.se eller telefon 0411-57 72 00. Har du klagomål på Ystadbostäder angående felaktig hantering av personuppgifter som inte åtgärdas av oss på ett enligt dig tillfredsställande sätt, kan du kontakta Datainspektionen.
Personuppgiftslagen förhållande till offentlighetsprincipen
Ystadbostäder är ett kommunalt bolag och omfattas av Offentlighets- och sekretesslagen.
Offentlighetsprincipen innefattar en rätt för var och en att hos Ystadbostäder ta del av allmänna handlingar. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.
Om du skickar e-post eller brev till Ystadbostäder, kan vi behöva spara och lagra handlingen i våra arkiv.
*General Data Protection Regulation