När du är i kontakt med Ystads kommun behöver vi ibland behandla dina personuppgifter.
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt identifierar en fysisk person som är i livet. Exempel är namn, adress, födelsedata och fastighetsinnehav. Även foton och ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.
Hur har vi fått dina uppgifter?
Ystads kommun behöver dina personuppgifter för att kunna handlägga ditt ärende, svara på en fråga eller hjälpa dig med något annat. När du lämnar in en ansökan om förskoleplats, boendeparkering, bygglov, bistånd, äldreboende eller annat måste kommunen kunna identifiera att du verkligen är du.
Ystads kommun kommer inte att behandla dina personuppgifter om det inte finns en väl motiverad anledning till att göra det. Om kommunen ska behandla dina personuppgifter av en annan anledning än den ursprungliga kommer du att få information om detta i förväg.
När personuppgifter kommer in till kommunen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut.
Det finns särskilda regler för allmänna handlingar vad om det som ska sparas och det som ska sorteras ut. Arkivlagen och interna gallringsföreskrifter styr detta. För mer information om detta: kontakta Ystads kommuns dataskyddsombud på dataskyddsombudet@simrishamn.se.
Ystads kommun är skyldig att föra register över de allmänna handlingar som finns hos kommunen. Det vanligaste sättet att registrera handlingar är genom diarieföring. Ordet diarium betyder dagbok och diarieföring innebär alltså att man för dagbok över vilka handlingar en myndighet tar emot, svarar på eller fattar beslut i. I diariet hittar du det mesta av den officiella kommunikationen som sker mellan kommunen, invånarna och andra myndigheter.
Vad innebär behandling av personuppgifter?
Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter. Exempel är att samla in, lagra, sortera ut, sprida, arkivera och kopiera.
När du är i kontakt med kommunen behöver vi spara och behandla uppgifter om dig så som namn och kontaktuppgifter men även andra uppgifter som kan behövas för att handlägga ditt ärende. Syftet med behandlingen är bland annat att föra register över våra allmänna handlingar och handlägga ditt ärende.
Varför behöver vi behandla dina personuppgifter?
Vi följer alltid gällande lagstiftning vid all behandling av personuppgifter. Kommunen har i många sammanhang en skyldighet i lag att erbjuda kommuninvånarna olika tjänster och stöd . Det kan vara förskola, bygglov, äldreomsorg eller försörjningsstöd. Den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter är ”uppfyllande av rättslig förpliktelse”, men även ”myndighetsutövning” och ”utförande av uppgift av allmänt intresse”.
När du hyr bostad av kommunen är det till exempel för ”fullföljande av avtal” som är den rättsliga grunden till vår personuppgiftsbehandling. Det beror alltså på vad ditt ärende handlar om. Dina uppgifter kan komma att sparas för all framtid.
Vill du ha närmare information om vad som gäller i just ditt specifika ärende är du alltid välkommen att vända dig till den avdelning som handlägger ditt ärende.
Vem får ta del av dina personuppgifter?
Det är bara de medarbetare i kommunen som behöver ta del av dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter som får ta del av dina personuppgifter. Beroende på vad det gäller kan detta vara handläggare, IT-tekniker, administrativ personal, rektorer, lärare, bibliotekarier eller någon av kommunens leverantörer.
De personuppgifter vi behandlar om dig delas även i vissa fall med de så kallade personuppgiftsbiträden som är kopplade till våra olika verksamhetssystem. Ett personuppgiftsbiträde är oftast en annan myndighet eller ett företag som behandlar personuppgifter för kommunens räkning.
Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Däremot kommer vi aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.
Dina rättigheter
Personuppgiftsansvarig är den nämnd som ansvarar för ditt ärende. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, begära en ändring eller överföring av uppgifterna till ett annat ställe, begära att vi begränsar behandlingen eller för att göra invändningar mot behandling av dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på 0411-57 70 00 (växel) eller kommunen@ystad.se.
Du når vårt gemensamma dataskyddsombud här:
Daniel Glaad
Tel: 0736-200125
E-postadress:
För Ystad: dso.ystad@insatt.com
För Simrishamn: dso.simrishamn@insatt.com
För Sjöbo: dso.sjobo@insatt.com
För Tomelilla: dso.tomelilla@insatt.com
Organisationsnamn och organisationsnummer: Insatt AB, 559035-5896
Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du också rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.