Program är det mest övergripande av de aktiverande styrdokumenten och omfattar såväl förvaltningar som bolag.

Ett program uttrycker en önskvärd utveckling av Ystads kommun och ska vara vägledande för hela kommunen.

Ett program fastslår den politiska inriktningen inom det aktuella området men tar inte ställning i detalj till utförande eller metoder. I programmet ska anges när det ska följas upp och  revideras. 

Ett program antas av kommunfullmäktige.

En strategi ska utgöra en grund för prioritering och beskriva hur kommunen ska uppnå uppsatta mål inom ett visst område och  kan användas för att exempelvis konkretisera ett program. I dokumentet ska det anges när strategin ska följas upp och vid när den ska revideras.

En strategi antas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller berörd nämnd.

Strategin ska

• ange vilka inriktningar som är viktigast för verksamheten,
• innehålla fleråriga perspektiv eller målområden och
• peka ut verksamhetsområden och avgörande val för att nå dit.​

En plan är mer detaljerad än en strategi. En plan kan vara kopplad till ett annat styrdokument eller vara fristående – behovet avgör. Planen ska vara en instruktion över initiativ som ska tas. Den tydliggör för nämnder och förvaltningar vad de ska utföra och anger med fördel en tidplan. Planen ska svara på frågorna vad, vem, när och hur. Planer ska i huvudsak vara uppföljningsbara och mätbara.

Planen ska tala om

• vad kommunen ska göra,
• hur kommunen ska göra det, till exempel vilken metod som ska användas,
• vem som är ansvarig för de olika delarna av planens genomförande och
• när utförande och uppföljning ska ske.​

Förhållningssätt (tidigare Policy)

Styrdokumentstypen Förhållningssätt ersätter  den dokumenttyp som tidigare benämnts Policy i Ystads kommun​.

Förhållningssättet är det mest övergripande av de normerande styrdokumenten och tydliggör principer som ska tjäna till stöd för vägledning och för bedömningar från fall till fall. Den inkluderar inga målformuleringar utan klargör Ystads kommuns övergripande syn och inställning till något. Ett förhållningssätt ska vara kortfattat.

För att Förhållningsättet ska fungera effektivt kan den sedan konkretiseras i mer verksamhetsnära styrdokument, såsom handlingsplan eller riktlinje alternativt i den praktiska tillämpningen. 

Förhållningssätt antas av kommunfullmäktige och gäller tillsvidare, därför bör dess aktualitet följas upp löpande. 

Riktlinjer ger ett konkret stöd för hur man ska handla i en viss situation. Riktlinjerna kan till exempel ange vilken typ av åtgärder och tillvägagångssätt kommunen bör välja och sätta gränser för omfattningen. Riktlinjer tar typiskt sikte på att skapa en gemensam norm för ett önskat beteende.

Riktlinjerna lämnar visst utrymme för användaren att själv utforma detaljerna i åtgärderna och för att använda sitt omdöme. Riktlinjerna kan vara så detaljerade att de fungerar som instruktionsbok för verksamheten. De anger ett handlingssätt som ger ett visst utrymme för individuella variationer.

Riktlinjer antas av kommunstyrelsen alternativt berörda nämnder och gäller tillsvidare. ​Riktlinjer styrdokument.pdf

Riktlinjer ska

• ge konkret stöd för hur arbetsuppgifterna ska utföras,
• ange en nivå som verksamheten ska uppnå i sitt utförande och
• rekommendera tillvägagångssätt.​

Rutiner anger hur en fråga ska hanteras och avser främst frågor hur ett uppdrag ska verkställas. Rutiner ska ange konkreta åtgärder för att uppnå ett visst syfte och ska inte lämna utrymme för tolkningar.

Rutiner fastställs av den verksamhetsansvarige och gäller tills vidare. ​

I rutinen ska följande framgå:

• Syfte – varför utförs detta arbete?
• Frekvens – när ska rutinen användas?
• Ansvar – vem ska utföra rutinen?
• Utförande – hur gör man, det vill säga en instruktion för hur arbetet konkret ska utföras.
• Dokumentation – ska jag dokumentera/rapportera att jag utfört rutinen.