Hantering av personuppgifter

Här finns information om hur de olika verksamheterna inom Ystads kommuns Fritidsavdelning hanterar dina personuppgifter.

GDPR – ny dataskyddslag

Den 25 maj 2018 trädde EU:s nya lagstiftning GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft, och den ersätter den svenska personuppgiftslagen (PUL). Dataskyddsförordningen innebär att dina personuppgifter får ett starkare skydd. Vi har därför förtydligat reglerna för vår personuppgiftshantering. Läs mer här.

Behandling av personuppgifter

Vi behöver spara och behandla personuppgifter om dig och tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning. Inom område Fritid finns flera verksamheter som kan komma att hantera dina personuppgifter, beroende på vilken service eller tjänst som avses.

Varför och hur vi sparar och behandlar personuppgifter har vi förtydligat i avsnitten nedan.

  1. Vilken typ av personuppgifter vi behandlar
  2. Varifrån vi fått personuppgifterna
  3. Syftet med att vi behandlar personuppgifterna
  4. Den rättsliga grunden till behandlingen 
  5. Hur länge vi sparar och gallrar personuppgifterna
  6. Vem vi eventuellt delar dina personuppgifter med 

1) Namn, personnummer/organisationsnummer, adress (för förening och företag), telefonnummer och e-postadress.

2) Du har själv försett oss med personuppgifterna, via blankett eller bokningsrutin.

3) För att vi ska kunna hantera lokalbokning, fakturering, kvittenser och nyckel/tagg-rutiner.

4)
– Avtalssituation med den registrerade (artikel 6.1.b):
För bidragsansökningar, lokalbokningar, kvittenser, taggar och nycklar.
– Myndighetsutövning och uppgifter av allmänt intresse (artikel 6.1.e):
För föreningar som frivilligt inlämnat personuppgifter för att kunna synas i kommunens föreningsregister, vilket visas för allmänheten på vår hemsida och för att via nyhetsbrev kunna informera om vår verksamhet.

5) Personuppgifterna sparas i två år och gallras därefter bort såvida inga nya bokningar/registreringar görs, alternativt så länge tillfällig nyckel/tagg är utlånad.

6) Lagring av personuppgifterna:
– I vårt boknings- och registersystem FRI.
– För att via e-post informera registrerade föreningar om vår verksamhet, informationsträffar evenemang m m för vi även över föreningarnas e-postadresser till tredje land – till det molnbaserade nyhetsbrevsverktyget MailChimp. MailChimp är anslutet till det EU-godkända självcertifierade mekanismen "Privacy Shield" som finns i USA och som innebär att anslutna företag uppfyller de skyddskrav som ställs i den svenska dataskyddsförordningen. Adresserna i MailChimp gallras en gång per år, för att stämma överens med adresserna i FRI. Prenumerationen på nyhetsbrevet kan du när som helst avsluta. Detta framgår i varje utskick som görs.

1) Namn, adress, födelsedata, telefonnummer, e-postadress och foto. Du har själv försett oss med personuppgifterna, via ansökan, blankett eller bokningsrutin.

2) För att vi ska kunna tillhandahålla och hantera ovan nämnda tjänster.

3) Avtalssituation med den registrerade (artikel 6.1.b).

4) Personuppgifterna sparas så länge årskortet eller aktiviteten gäller, och gallras därefter löpande.

5) Personuppgifterna hanteras endast i vårt boknings- och betalsystem ACTOR.

1) Barnets namn, personnummer, skola och klass samt vårdnadshavarnas mobilnummer och e-post.

2) Vårdnadshavarna förser Kulturskolan med personuppgifterna, via ansökningsblankett.

3) För att kunna hantera kursanmälan och fakturering och kunna ta kontakt med vårdnadshavare.

4) Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1.e).

5) Personuppgifterna sparas och hanteras under tiden eleven är inskriven på Kulturskolan och gallras därefter bort.

6) Personuppgifterna hanteras i vårt bokningssystem EXTENS. För att pedagogerna snabbt ska kunna komma i kontakt med vårdnadshavare hämtas kontaktuppgifter till vårdnadshavarna från EXTENS till ett Exceldokument, som delas med skolans pedagoger och förvaras i pappersform eller på dator.

1) Barnets namn, vårdnadshavarens namn, personnummer, adress, e-post och mobilnummer.

2) Vårdnadshavare har försett KomTek med personuppgifterna, via ansökningsblankett.

3) För att kunna hantera kursanmälan och fakturering och kunna ta kontakt med vårdnadshavare.

4) Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1.e).

Personuppgifterna lagras på kalkylark i dator under ett läsår och gallras därefter bort.

5) Personuppgifterna hanteras endast av KomTeks personal och i kommunens fakturasystem RAINDANCE.

1) Namn och telefonnummer till vårdnadshavare.

2) Vårdnadshavare förser själva Ungdomens Hus med personuppgifterna, via medgivanden.

3) För att vi ska kunna bedriva en säker och trygg verksamhet med stöd från ungdomarnas föräldrar. Vi begär därför skriftligt medgivande från vårdnadshavare för att kunna:

– ta emot och hantera anmälningar till evenemang och utflykter
– låna ut vår musikstudio med tagglås
– tillåta datorspel
– tillåta barn och unga åka i bil med personalen
– kunna utfärda medlemskort åt de yngre barnen för att kunna komma i kontakt med vårdnadshavarna vid eventuell nödsituation

4) Samtycke – artikel 6.1.a.

5) Personuppgifterna sparas fram till evenemangs- eller utflyktsdatum, alternativt ett år (medlemskort) och raderas därefter. Uppgifterna sparas i en pärm på Ungdomens Hus.

6) Personuppgifterna hanteras endast av Ungdomens Hus personal.


Personuppgiftsansvarig och kontakt

Personuppgiftsansvarig är Barn- och utbildningsnämnden i Ystads kommun. 
Ystads kommuns dataskyddsombud Annika Linderoth nås på annika.linderoth@simrishamn.se

Ystads kommuns generella information om personuppgiftshantering

Mer information om hur Ystads kommun behandlar personuppgifter, om dina rättigheter och om Dataskyddsförordningen hittar du här.